LegalTech: автоматизация юридических процессов

Погружаясь в цифровизацию юридических процессов, можно заметить, что почти половина компаний стремится автоматизировать работу юристов, но многие теряют большие суммы денег из-за типичных ошибок внедрения.

Три главные ошибки при выборе решения

Ошибка № 1. Бессмысленная автоматизация. Компании ищут решения, следуя тренду, а не для закрытия конкретных проблем в компании. Например, компании требуют полностью автоматического создания договоров, отвергая более простые и дешевые варианты. Люди часто пытаются оптимизировать и автоматизировать то, что и так нормально работает, в итоге тратят сотни тысяч на автоматизацию функции, на исполнение которой тратится 15 минут рабочего времени секретаря.

Ошибка № 2.  Желание сэкономить время и деньги. Базовые функции доступны всем желающим, но персонализация требует других условий. Экономия на пилотной версии не даёт реальной картины возможностей системы. Зачастую компании покупают самую дешевую версию CRM-системы, в которой урезано большое количество функций, не видят отдачи или ускорения процессов при ее внедрении и отказываются от идеи автоматизации в целом. Решение – компании, специализирующиеся на внедрении CRM в конкретной отрасли.

Ошибка № 3. Несогласованная автоматизация. Решение внедряется как еще один несвязанный элемент в общей инфраструктуре компании, что создает проблемы с интеграцией и дальнейшим развитием.

Готовность к автоматизации

Компания готова к автоматизации, если в ней есть четкая система и стандарты. Если же внутренние процессы не выстроены, автоматизация лишь закрепит беспорядок.

Признаки неподготовленности:

• Отсутствие стандартизированных шаблонов и регламентов.
• Процессы сильно зависят от конкретных исполнителей.
• Нет единого мнения о целях автоматизации.

Внедрение в таких компаниях автоматизации только вредит и увеличивает затраты времени сотрудников без какого-либо прироста эффективности. В такой ситуации лучше заняться микроменеджментом и организацией работы, и уже после задумываться об автоматизации.

Красные флаги в первые месяцы внедрения

1. Сопротивление сотрудников: пользователи находят причины не использовать систему, потому что привыкли работать иначе – им так проще, быстрее, удобнее. Важно выяснить – проблема в нежелании адаптироваться, или сотрудники действительно правы и система вам не нужна?

2. Молчание от команды: нет обратной связи, вопросов или идей по доработке. Это свидетельствует о том, что сотрудники либо не используют систему вообще, либо пользуются ей «для галочки».

3. Создание параллельных процессов: сотрудники начинают вести дополнительные таблицы для дублирования учета того, что уже должно быть в системе автоматически. Здесь важно либо провести разъяснительную работу с сотрудниками, либо проверить, а нужна ли автоматизация данных процессов.

Процессы, которые не стоит автоматизировать

Даже если техническая возможность имеется, автоматизировать не стоит:

• Процессы, которые требуют глубокого стратегического мышления, креативности и этических оценок.
• Задачи с неалгоритмизируемой спецификой, исходы невозможно заранее вбить в систему.
• Ситуации, где ручной труд дешевле внедрения IT-решения.

Чек-лист перед стартом цифровизации

1. Выявить реальную боль – проблемы компании, в которых данные теряются, или их сохранение и анализ тратит слишком много времени.
2. Провести аудит документов.
3. Спроектировать «путь пользователя» — то, что ваш сотрудник будет делать в системе от начала до конца.
4. Провести анализ рынка систем автоматизации – разрабатывать ли IT-отделу (если он в компании есть) свое решение, или интегрировать готовый продукт.
5. Рассчитать ROI (коэффициент окупаемости инвестиций).

Экономика и особенности для бизнеса разного масштаба

Автоматизация становится экономически оправданной даже для команды из пяти юристов. Окупаемость качественного решения наступает в период от 2 до 4 лет.

Подходы к автоматизации:

• Крупные корпорации. Фокус на интеграции, аналитике больших данных и управлении рисками. Ошибка заключается в попытке разработать все решения внутри IT-отдела без экспертизы в LegalTech.
• Средний бизнес. Приоритет — быстрое закрытие базовых потребностей с минимальными издержками. Ошибка таких компаний — это выбор излишне сложного и дорогого «коробочного» продукта. Им подходят облачные сервисы с подпиской.

LegalTech — это не про мгновенную замену юристов роботами. Это про симбиоз, где технологии забирают рутину, позволяя специалистам  сконцентрироваться на сложных задачах.